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Notre Projet Associatif

Projet Associatif
Septembre 2017

Sommaire
I Présentation de l’association
I.1 Notre historique et notre mode de gouvernance
I.2 Notre mission et nos valeurs
I.3 Notre cadre règlementaire
I.4 Les évolutions du secteur de l’aide à domicile
I.5 Notre territoire d’intervention
II La population bénéficiaire
II.1 Les caractéristiques de la population bénéficiaire
II.2 L’orientation
III Les principes d’accompagnement, le fonctionnement et l’organisation des interventions.
III.1 L’accueil
Le service d’accueil
L’analyse de la demande
Le consentement
III.2 Les interventions, l’accompagnement
L’accompagnement
Le projet individualisé
La mission des intervenants à domicile
Le portage des repas
L’entourage
III.3 L’évaluation des accompagnements
Les VAD – Visites à Domicile
Les questionnaires de satisfaction
IV Le fonctionnement de l’association ELGAR BIZI
IV-1 Service mandataire et prestataire
IV-2 L’organisation et l’articulation du travail pour réaliser le service
Le choix des intervenants en fonction de la demande
La continuité de service
V Les moyens
V-1 . Les moyens matériels
V -2 Le personnel
V- 2.1 Organigramme et effectifs
V- 2.2 Rôles et fonctions
V-2. 3 La dynamique de travail d’équipe
La communication
La gestion des risques
V .2.4 La gestion du personnel
Le recrutement
Le développement des compétences et la formation
La formation
Les groupes de régulation
La permanence d’écoute de la Directrice
VI La démarche qualité
VII L’environnement - les partenariats
VI La communication externe
Projet Associatif 2017
I. Présentation de l’association
I.1 Notre historique et notre mode de gouvernance.
Association à but non lucratif, reposant sur la loi « dite de 1901 », l’association « ELGAR BIZI » a été créée le 15/11/95 à Hendaye par des élus locaux de la mairie d’Hendaye née de leur volonté de créer un service mandataire complémentaire du service d’aide ménagère de la mairie d’Hendaye.
L’association s’attache, depuis plus de 20 ans, à maintenir l’engagement militant et bénévole de ses membres qui constituent le conseil d’administration.
Le siège social est fixé au Centre d’accueil de l’Autoport d’Hendaye, il abrite le bureau d’accueil et les bureaux administratifs ; un des bureaux comporte un espace réunion.
Le territoire d’intervention, actuellement, couvre l’ensemble des Cantons d’Hendaye, Saint Jean-de-Luz, Ustaritz, Espelette.
Les étapes de notre développement sont essentiellement en lien avec l’évolution du cadre réglementaire.
Comme bon nombre d’associations de notre secteur de l'aide à domicile, nous avons, traversé des périodes difficiles se traduisant entre autres par le renforcement de nos compétences internes et de nos modes d'organisation, par un partenariat toujours plus effectif et une recherche de qualité permanente.
En 2001, l’adhésion à la Fédération Nationale d’Aide et d’Intervention à Domicile puis la loi du 02 janvier 2002 nous aident à nous développer, nous créons alors le service prestataire.
L’équipe administrative se renforce et se structure : un poste de comptable et un de responsable de secteur sont créés.
De plus, la Loi du 2 janvier 2002 instaure la mise en place d’un dispositif d’évaluation de la qualité : nous entrons dans une réelle démarche qualité.
En 2004 La Convention Nationale Pour le Développement des Services à la Personne et la loi de 2005 confortent notre développement, nous créons alors un poste de direction à temps partiel proportionnel à l’activité et un poste d’assistante de secteur.
En 2008 nous avons connu des difficultés financières inhérentes à des difficultés d’organisation interne. Nous avons procédé à 4 licenciements (1 poste administratif et 4 intervenantes).
Dès 2009, la restructuration a porté ses fruits et nous avons terminé l’année excédentaire. Très vite l’équipe administrative a été renforcée.
En 2010, nous avons organisé l’évaluation interne et externe pour le renouvellement de notre agrément.
En 2012 suite à une évaluation des risques psychosociaux (financée par l’ANACT Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail) nous optimisons notre fonctionnement en nous dotant d’outils tels que des procédures, le livret d’accueil salarié et créons des dispositifs d’accompagnement et de soutien du personnel d’intervention ; nous mettons en place des projets individualisés et consolidons le travail d’équipes terrain.
En 2009 création d’un service de garde d’enfants.
Le 05 janvier 2012 la DIRECCTE a renouvelé l’agrément qualité pour 5 ans.
En 2015 nous menons les évaluations interne et externe en vue du renouvellement de l’agrément qualité.
En 2016, le renouvellement de l’agrément qualité, nommé « autorisation » du Conseil Départemental, amène des changements importants (cf I.3 Evolutions du secteur).
v Gouvernance
Le bureau : un président, une trésorière et une secrétaire.
Le Conseil d’Administration est présidé par Mr Sonnet, il est composé de 7 membres.
Le CA se réunit tous les 2 mois, il est composé de personnes d’horizons divers qui par leurs expériences, leurs connaissances et leurs compétences nourrissent les réflexions et prennent les décisions.
Le CA donne délégation de gestion à la directrice du service intervention et à la directrice du service financier.
  • Les membres du CA s’attachent à être accessibles aux salariés administratifs et intervenants :
  • A chaque CA, le personnel du bureau est invité. Nous souhaitons travailler en harmonie et garantir une ouverture des employeurs aux salariés.
  • Les membres prennent des décisions éclairées. Toute décision repose sur une recherche d’informations objectives auprès des personnes concernées.
  • Le président reçoit individuellement les salariés qui en font la demande.
  • Un membre du CA est toujours présent dans les COPIL des différentes évaluations ou des projets de l’association.
Les membres du conseil d'administration connaissent bien les enjeux de ce secteur d'activité et sont prêts à s'investir dans une réflexion quant au développement de l’association.
Il est difficile de mobiliser des bénévoles à entrer dans le Conseil d’Administration. Montrer à quoi l’engagement dans notre association répond au niveau personnel et collectif est du rôle de chacun des bénévoles actuels.
Objectifs :
  • Tenter de mobiliser des bénévoles aux compétences et profils complémentaires pour participer à la vie du projet.
  • Travailler sur l’attractivité de l’engagement dans l ‘association : passer une annonce dans la presse et sur le site de l’association.
I.2 Notre mission et nos valeurs
v NOTRE MISSION
Notre mission est d’organiser, de gérer, de coordonner les actions pour la promotion de l’aide à domicile dans le but de permettre à chaque usager de continuer à vivre dans son contexte de vie habituel :
Aider tout public, faciliter le soutien à domicile de chaque bénéficiaire.
  • En l’aidant dans ses tâches quotidiennes.
  • En respectant ses habitudes de vie, pour assurer son bien être et son mieux être.
  • En maintenant et en créant du lien social.
  • En veillant à maintenir ses capacités et son autonomie.
  • En luttant contre l’isolement et la solitude.
  • En évitant la maltraitance et en étant bienveillant.
  • En soulageant l’entourage familial.
D’une part, et
  • En accompagnant le personnel : par une prise en compte de ses compétences, par une rédaction claire de l’intervention souhaitée, par des réunions, des actions de formation et de soutien pour améliorer le savoir faire et le savoir être
D’autre part.
v NOS VALEURS
L’association ELGAR BIZI s’appuie sur des valeurs qui guident et encadrent les actions d’aide à domicile (le CA en est le garant).
Les valeurs associatives
  • Notre finalité n’est pas le profit mais le service à la personne.
  • Nous œuvrons pour la pérennisation des emplois.
  • Nous agissons dans le respect, l’écoute par notre disponibilité et notre proximité aux bénéficiaires, aux salariés, aux partenaires et à notre environnement professionnel.
Objectifs : Affirmation des valeurs du fonctionnement associatif face à la concurrence marchande dans le livret d’accueil, sur le site, dans nos flyers.
Les valeurs professionnelles des salariés
L’expression de ces valeurs est le fruit d’une consultation du personnel lors de l’élaboration de notre nouveau projet d’association (taux de réponses à un questionnaire : 60%).
t ECOUTE et DIALOGUE :
  • De l’usager : être à l’écoute de l’usager, c’est tenir compte de ses besoins, de ses souhaits et de ses demandes ; dialoguer et adapter sa communication verbale et non verbale à ses capacités ; stimuler ; être attentif ; soulager. Prendre le temps d’écouter et de dialoguer, être disponible, tolérant.
  • Entre collègues : échanger des informations, partager, communiquer entre collègues. Travailler avec l’esprit d’équipe, s’entraider, être solidaire.
  • Pour l’encadrement : être à l’écoute des besoins des salariés, apporter soutien technique, information, accompagner la professionnalisation. Entendre et comprendre avant toute décision ; entendre les difficultés, chercher à y remédier.
t RESPECT :
  • De l’usager : l’usager est chez lui, dans son univers, nous devons respecter ses habitudes de vie, ses choix, son intimité. Nous lui devons la confidentialité, la discrétion et le respect des règles de déontologie de notre métier.
Le respect est aussi, dans le respect des capacités de l’usager : aider sans imposer et sans s’imposer, favoriser au maximum l’autonomie. Le respect est aussi dans la ponctualité, la présentation de soi.
  • Entre collègues : échanger des informations, partager, communiquer. Respecter le travail d’équipe.
  • De l’encadrement : respect des conditions de travail des intervenants à domicile et du personnel administratif.
t BIENTRAITANCE et BIENVEILLANCE :
  • Envers l’usager : se mettre à la portée de tous en paroles, gestes et attention ; être attentif et accompagner dans le respect et la confiance; encourager ; soutenir ; soulager ; aller à la rencontre de l’autre ; personnaliser les accompagnements.
  • Envers les salariés : savoir-faire, savoir dire, savoir être respecté et valorisé; respect du travail de chacun et chacune ; partage ;
  • Envers l’encadrement : soutien, accompagnement, reconnaissance du travail.
t PROFESSIONALISME :
  • Pour l’usager : dynamisme, implication, souplesse, ouverture ; pouvoir répondre avec compétences à toutes les situations, être réactif, impliqué, efficace. Apporter un accompagnement de qualité. Apporter une réponse claire et compréhensive. Veiller à la sécurité de l’usager.
  • Pour les salariés : soutien, reconnaissance, développement et ajustement des compétences. Sécurité du travail. Adhésion à une culture associative.
  • Pour l’encadrement : assurer la continuité de service et la qualité de service. Adaptation des compétences aux spécificités de l’intervention. Sécurité du travail. Adhésion à une culture associative.
I.3 Notre cadre règlementaire.
Aujourd’hui les textes juridiques qui encadrent notre activité sont donc :
  • La Loi du 1er juillet 1901 qui régit le statut associatif.
  • L’autorisation d’activité 2016 délivrée par le Conseil Départemental : elle couvre l’APA (Allocation Personnalisée d’Autonomie) et La PCH (Prestation de Compensation du Handicap).
  • L’agrément SAP (Service à la Personne) délivré par la DIRRECTE.
  • La loi n°2015-1776 du 28 décembre 2015 dite « loi d’Adaptation de la Société au Vieillissement », à l‘origine du changement des conditions d’agrément en autorisation. Quelques points de cette loi, peuvent avoir un impact sur notre prospective d’actions auprès des usagers et leurs familles, par exemple :
  • Un nouveau droit social pour les proches aidants : le droit au répit qui donne à l’aidant les moyens de prendre du repos. Exemple : un renforcement de l’aide à domicile pour 25 heures supplémentaires.
  • Une amélioration des droits individuels des personnes en perte d’autonomie : avec l’obligation de rechercher le consentement dans tout contrat relatif à l’usager ; la désignation d’une personne de confiance, l’obligation de respecter la liberté d’aller et venir.
  • Les conventions avec la CPAM, les Caisses de retraites, les Mutuelles, l’établissement La Concha.
  • La labellisation qualité par l’adhésion à la charte nationale qualité NOVA.
  • La Charte des droits et des libertés de la personne âgée en situation de handicap ou de dépendance (fondation Nationale de Gérontologie).
I.4 Les évolutions du secteur de l’aide à domicile.
La loi n°2015-1776 relative à l’Adaptation de la Société au Vieillissement a entrainé par ses articles 47 et 48 le basculement des services agréés dans le nouveau régime de l’autorisation.
  • Ce passage de l’agrément à l’autorisation pour les services ex-agréés « réputés autorisés » entrainent des évolutions pour notre service qui impactent notre fonctionnement, notre gestion budgétaire et notre positionnement face à la concurrence.
  • Il est obtenu pour 15 ans (auparavant il l’était pour 5 ans), nous devenons, ainsi, plus autonome dans le maintien de la qualité de service.
  • L’autorisation obtenue ne vaut plus habilitation donc tarification des services. Pour obtenir la tarification, il faut en faire la demande au Conseil Départemental. Les structures habilitées et tarifées ont l’avantage de faire bénéficier les APA-PCH de la gratuité du service. Les enseignes privées de l’aide à domicile appartenant à des groupes commerciaux bénéficient de moyens de communication externe que nous ne pouvons pas concurrencer (interdiction de publicité pour les associations), elles attirent ainsi de la clientèle.
Face à cette concurrence, nous nous positionnons par la force de nos valeurs de service associatif. Nous sommes reconnus, dans ce sens, par nos bénéficiaires, nos salariés et nos partenaires.
Afin de limiter l’impact de ce basculement dans le régime de l’autorisation, la loi a prévu la possibilité d’entreprendre des négociations avec les Conseils Départementaux.
  • Le Conseil Départemental a mis en place une démarche de contractualisation : CPOM (Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens) qui fait suite à la stratégie départementale du 29 juin 2017 en matière d’accompagnement de l’offre d’aide à domicile. Les objectifs relatifs à l’offre des SAAS portent :
t à rationnaliser l’offre des services existants en cohérence aux besoins à couvrir en matière d’APA et PCH, à l’activité constatée et aux exigences de couverture territoriale en réduisant le nombre d’interlocuteurs ( en fonction de critères d’activités retenue par le CD 15 000h/an APA-PCH)
tgénéraliser la contractualisation avec les SAAD avec des objectifs en matière de qualité d’accompagnement (critères éligibilité)
tadapter la politique de tarification du Département
t contrôler la qualité des prestations proposées
Une programmation sur plusieurs exercices entre 2018 et 2021 est mise en place.
La durée du CPOM proposée est de 5 ans.
6 thématiques sont abordés :
  • Locaux et modalités d’accueil et d’information des usagers
  • Elaboration de la proposition d’intervention individualisée
  • Etablissement et remise d’un contrat écrit et facturation
  • Mise en place et réalisation des interventions à domicile
  • Suivi des interventions au domicile
  • Gestion des ressources humaines
Chaque thématique précisera ses perspectives et/ou ses projets.
Le CPOM va ouvrir le champ des possibles, par exemple :
  • Rendre plus accessible les prestations aux bénéficiaires
  • Affirmer une réelle politique de service qui « ne se réfère pas à une référence horaire » mais à un temps minimum pour une intervention de qualité.
  • Organisation de pôle de remplacement ou d’équipe d’intervention d’urgence.
    Développement par mutualisation de la formation et de la professionnalisation du personnel d’intervention.
  • Valorisation des démarches internes.
Avec 60% de notre activité réalisée auprès d’un public APA-PCH, nous sommes éligibles au CPOM. Les structures non tarifées et hors CPOM se voient maintenir le tarif du Département APA à hauteur de 18.52 € tarif de référence.
En signant un CPOM, les structures non tarifées comme la notre peuvent atteindre un tarif cible de 20.50 € correspondant au tarif CNAV (tarif 2017, réévalué annuellement).
Ce qui a pour avantage de réduire le reste à charge de nos bénéficiaires et faire face à la concurrence.
Ce tarif cible reste néanmoins inférieur à notre coût de revient et inférieur au tarif pratiqué actuellement qui nous garantit la viabilité de notre structure. Nous devons rester vigilant et développer l’autre partie de nos activités.
Objectifs :
Nous nous positionnons pour signer un CPOM en 2018.
Développer l’activité hors CPOM qui est sur d’autres sources financements
I.5 Notre territoire d’intervention.
Nos locaux d’accueil du public et administratif sont à Hendaye. Ils sont mis à disposition gracieusement par la ville d’Hendaye, nous disposons de 4 bureaux distincts permettant d'assurer les différentes fonctions : accueil, entretiens et réunions, administration/comptabilité.
Notre territoire d’intervention s’étend sur 4 cantons urbains, ruraux et côtiers : Hendaye, Saint-Jean-de-Luz, Ustaritz, Espelette.
Les cantons d’ Ustaritz et Espelette nous ont été attribués en 2004 suite à la signature de la convention « GARDE MALADE » avec la CPAM de Bayonne pour des interventions au domicile auprès de personnes en phase pallitive.
Néammoins, nous nous sommes peu à peu retirés de ses 2 cantons car nous sommes en difficulté pour assurer une continuité de service de qualité faute de personnel.
Toutefois, la réflexion autour de ce projet associatif, nous a révélé des besoins et une reconnaissance sur ces territoires de notre professionnalisme. Des leviers de redéploiement sont peut être possible :
  • Ce développement du Pays Basque intérieur entre dans les objectifs du Conseil Départemental dans le cadre du CPOM.
Objectif :
Réaliser une étude de faisabilité d’un redéploiement dans ces cantons du Pays Basque intérieur : Sare, St Pée sur Nivelle, Ascain.
Adapter notre zone d’intervention à la réalité de nos prestations pour le CPOM.
II La population bénéficiaire
II.1 Les caractéristiques de la population bénéficiaire
Nous avons évolué depuis les premières années de l’association, de demandes d’aide à domicile traditionnelles (ménage, aide au repas… ) à des demandes d’accompagnement de personnes de plus en plus dépendantes, avec une augmentation de l'âge moyen et des problématiques plus lourdes à prendre en charge à domicile.
Cette évolution a un net impact sur nos pratiques d’accompagnement et sur l’organisation.
Actuellement, la population bénéficiaire présente différentes caractéristiques :
  • des personnes âgées dépendantes, non autonomes (types de pathologies : troubles cognitifs type Alzheimer, démences, troubles du comportement, troubles psychiatriques),
  • des personnes âgées dépendantes et autonomes,
  • des personnes âgées indépendantes et autonomes,
  • des personnes atteintes d’une maladie invalidante,
  • des personnes atteintes d’un trouble psychologique ou psychiatrique,
  • des personnes en situation de handicap,
  • des personnes souffrants d’addictions,
  • des personnes en phase palliative
  • des personnes indépendantes (prestation d’entretien du logement)
  • des enfants.
Les prestations pour les enfants sont peu développées. Pourtant un réel besoin existe pour les enfants malades ponctuellement ou en longue maladie qui ne sont pas accueillis en collectivité. La demande de garde d’enfants est présente en complément d’un autre mode de garde type crèche ou assistante maternelle. Notre association est perçue comme compétente sur l’aide à domicile pour public adulte, nous sommes rarement interpellés pour les enfants.
II.2 L’orientation
  • 90 % des bénéficiaires sont orientés par nos partenaires : établissements de santé, centres de rééducation, hôpitaux, cliniques et 10% par le bouche-à-oreille ou des demandes directes des particuliers.
  • De plus, dans le cadre de leurs interventions, les aides à domicile peuvent aussi être interpellées par des potentiels usagers ayant besoin d’aide à leur domicile (voisinage, orientation par des professionnels libéraux…).
Objectifs
- Développer et élargir le réseau de prescripteurs : médecins, professionnels paramédicaux, CPAM, Mairie…
- Créer un rapport personnalisé avec des prescripteurs clés, une bénévole du CA pourrait être responsable de ce relationnel.
- Sensibiliser les intervenants à la remontée de besoins, leur fournir des dépliants des services de l’association.
III Les principes d’accompagnement, fonctionnement et l’organisation des interventions.
Dés le premier accueil et tout au long de la durée de nos interventions nous nous appliquons à respecter nos valeurs et la charte de notre fédération ADESSA DOMICILE.
III. 1 L’accueil
Le service d’accueil
v Coordonnées de l’association et modatités d’accueil
Association Mandataire et Prestataire d’Aide à Domicile
« ELGAR BIZI » VIVRE ENSEMBLE
Centre d’accueil de l’autoport
Rue de l’autoport
64700 HENDAYE
Téléphone : 05.59.20.10.24
Fax : 05.59.20.69.71
mail: elgar.bizi@wanadoo.fr
Site : http://www.aide-domicile-elgar-bizi.fr/
Identification SIRET : 404 175 689 000 29
Code APE/NAF : 8810A ; Risque 853AB

Le public est accueilli dans nos locaux du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h sauf les mardis et jeudis après midi. L’accueil téléphonique est assuré du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h.
Pour répondre aux situations d’urgence nous avons une astreinte téléphonique les soirs de la semaine, ainsi que les week-ends et jours fériés de 8h à 20 h. Nous disposons d’un répondeur téléphonique en dehors des horaires d’ouverture.
Nos locaux sont accessibles aux personnes à mobilité réduite, nous disposons d’un plan incliné et d’un ascenseur.
Le local accueil est séparé des autres bureaux permettant ainsi d’assurer une discrétion et une confidentialité dans les échanges.
v L’analyse de la demande
Chaque admission de bénéficiaire relevant de services d’assistance à la personne fait l'objet d'une évaluation coordonnée avec les services prescripteurs qui formalisent le Plan d’Accompagnement Personnalisé cadrant les conditions de l’accompagnement.
Toutes les demandes enregistrées à l’association font l’objet d’une évaluation des besoins.
Pour les situations représentants un caractère d’urgence, nous pouvons intervenir rapidement, dans un délai de 48 heures.
L’association effectue un premier entretien avec le bénéficiaire ou sa famille s’il n'est pas en capacité de s’exprimer, étape importante, pour assurer un accompagnement de qualité respectueux des besoins et attentes de la personne.
Cet accueil se déroule soit au domicile de la personne ou dans nos locaux. Il peut arriver que cette première évaluation soit menée par téléphone.
Dans tous les cas nous prenons le temps d’accueillir, d’écouter avec bienveillance.
Au cours de ce premier entretien, ensemble, nous évaluons ses besoins et sa demande, afin d’adapter au mieux l’accompagnement. Puis, nous présentons l’association et ses différents services. Le tarif est clairement énoncé et un devis gratuit est systématiquement remis pour toute demande.
Nous remettons un livret d’accueil accompagné du règlement de fonctionnement.
Nous constatons que :
  • La majorité de nos bénéficiaires sont des personnes âgées (dépendantes ou non).
  • Certains usagers présentent des problématiques multiples qui vont avoir un impact sur les compétences requises. Par exemple, des jeunes femmes porteuses d’une maladie invalidante, mères de jeunes enfants ; ce qui nécessite un double accompagnement.
  • Nous avons de plus en plus de situations d’urgence qui nécessitent une adaptation de nos pratiques professionnelles.
  • L’association, répond aux demandes d’organisation de maintien de la personne sur son lieu de vie lorsque son état se dégrade et ce, jusqu’à la fin de sa vie.
Cela demande une réadaptation du plan d’aide. A noter qu’au premier semestre 2017, 5 personnes sont décédées à leur domicile.
  • L’état de dépendance de nos bénéficiaires entrainent également de nombreux séjours en établissement, ce qui demande une adaptation des plannings au jour le jour pour les intervenants et une adaptation de l’accompagnement.
  • L’âge d’entrée en structure collective de type EHPAD est de plus en plus reculé, entrainant un accompagnement plus soutenu de personnes très dépendantes et un soutien familial important à domicile.
v Le consentement
Nous nous attachons à recueillir le consentement de la personne. Aucune admission n'étant prononcée sans l'assentiment express de l'intéressé. Le contrat est formalisé avec le bénéficiaire ou sa famille s'il n'est pas en mesure de le faire.
Il devient effectif après retour signé du contrat écrit qui précise la durée, le type de prestation et le montant restant à la charge du bénéficiaire.
Le client bénéficie de sept jours de rétractation.
Nous avons mis en place une procédure et une formation sur l’accueil.
La loi n°2015-1776 du 28 décembre 2015 prévoit qu’Il est possible que le bénéficiaire désigne une personne de confiance qui pourra l’accompagner (ou effectuer) dans ses démarches et l’aider dans ses décisions. Quand la personne n’est pas en capacité de s’exprimer, elle est l’interlocuteur de l’association, ce qui pour la réalisation de notre mission est très important.
Nous n’avons pas formalisé notre pratique de désignation de la personne de confiance, bien que nous la pratiquons informellement.
Objectif : Mettre en place une procédure «personne de confiance »
III_ 2 Les interventions, l’accompagnement
v L’accompagnement
Premier contact : Avant chaque intervention d’aide à la personne, chaque aide à domicile est informé de la situation du bénéficiaire.
Pour toutes interventions le bénéficiaire a connaissance du nom de l’intervenant, celui-ci sera identifié grâce à sa carte professionnelle où apparait son identité, sa qualification et son appartenance à notre structure.
L’usager est également informé , grâce au planning, des jours et horaires d’intervention et du nom de l’intervenant.
Chaque intervenant dispose d’une fiche de mission avec les modalités d’intervention.
Constat :
  • Nos points forts :
    • Nous nous adressons à tous les publics, locaux, fragiles, autonomes. Mais également les saisonniers très présents sur le secteur côtier.
    • Nous sommes à l’écoute de nos bénéficiaires, les intervenants sont sensibilisés et formés à l’importance de la remontée d’informations qui permet d’améliorer l’accompagnement et d’éviter une dégradation des situations.
    • Nous veillons par tous les moyens à assurer un service de qualité : personnel qualifié, professionnalisation, amélioration des conditions de travail, enquête de satisfaction, VAD, remontée d’information, accompagnement des salariés (réunions, formation, régulation)…
    • L'usage de la langue basque et espagnol est possible pour les bénéficiaires qui y sont attachés lors des accompagnements.
    • Le choix du salarié intervenant et de son binôme se fait en regard de l'ensemble de la situation de l'intéressé.
  • Il est parfois difficile de répondre à la question du renforcement des niveaux d’autonomie (« aider à faire » plutôt que « faire à la place ») pour tout ce qui touche aux actes de la vie quotidienne au regard de l’augmentation du niveau de dépendance des bénéficiaires dès leur entrée dans l’association. Nous faisons tout notre possible pour, malgré tout, aller dans le sens de l’autonomie et la liberté de choix.
  • De plus, nous constatons que de nombreux bénéficiaires sont en situation d’isolement affectif et social. Le passage des intervenants étant leur seule ouverture à une vie sociale.
v Le projet individualisé
  • Le projet individualisé constitue « le cœur » de notre accompagnement. Il prend en compte le niveau de dépendance, les aptitudes à participer aux différentes activités, les contraintes alimentaires, la configuration du logement du bénéficiaire.
  • Ce projet individualisé fait l'objet de révision dès lors que des évènements viennent ponctuer la vie du bénéficiaire et ce en relation avec d'autres professionnels concernés.
  • Depuis 2015, nous avons approfondi cette démarche de projet individualisé, en mettant en place des réunions d’équipe d’intervenants qui concernent un même bénéficiaire. Le projet individualisé issu des échanges d’observation, d’informations se traduit en objectifs d’accompagnement que l’équipe suivra et évaluera. Ces réunions permettent une harmonisation des pratiques. Il est rédigé en concertation avec le bénéficiaire ou la personne de confiance. Il garantit ainsi, le respect des choix de vie de la personne bénéficiaire.
v La mission des intervenants à domicile
Auprès des personnes autonomes ou fragilisées par l’âge, la maladie, le handicap…l’aide à domicile réalise et/ou aide à la réalisation des activités ordinaires et des actes essentiels de la vie quotidienne : l’aide aux tâches ménagères, l’aide directe à la personne.
Plus généralement, l’aide à domicile contribue au maintien du lien social et permet de lutter contre l’isolement.
L’aide à domicile peut intervenir auprès d’enfants, de personnes âgées ou en situation de handicap, de personnes malades ou en fin de vie.
Son rôle d’écoute et sa fonction relationnelle sont essentiels pour permettre à ces personnes de rester le plus autonome possible, dans leur environnement familial.
L’assistance est graduée suivant l’état de dépendance ou le niveau de handicap de l’usager :
ACCOMPAGNEMENT ET AIDE DANS LES ACTES ESSENTIELS DE LA VIE QUOTIDIENNE (hors actes de soins)
  • Aide au lever-coucher
  • Aide à la toilette
  • Aide à l’élimination
  • Aide à la prise des repas, stimulation de la prise hydrique et alimentaire, surveillance de la prise des médicaments (pilulier ou semainier)
  • Promenade
  • Compagnie, soutien moral, stimulation sociale (discussions, jeux, lectures, conseils...)
  • surveillance des conditions de vie : surveillance de la sécurité de l’environnement, de la prise effective des médicaments (pilulier ou semainier), du bien-être physique ou moral...
  • Accompagnement en fin de vie
ACCOMPAGNEMENT ET AIDE DANS LES ACTIVITES DE LA VIE SOCIALE ET RELATIONNELLE
  • Petits travaux de jardinage
  • aide aux démarches administratives (lecture, explication, classement des courriers simples, envois postaux...),
ENTRETIEN DU LOGEMENT
  • ménage
  • rangement de la maison en respectant les souhaits de la personne
  • réfection du lit
ENTRETIEN DU LINGE
  • lavage
  • repassage
LES REPAS
  • préparation des repas
  • portage de repas à domicile
  • aide à la prise du repas
LES COURSES
  • Réalisation de courses : contrôle des provisions, achat, rangement
Objectifs :
  • Conserver la qualité d’accompagnement quelque soit la situation.
  • Affirmer et valoriser la dimension relationnelle des interventions à domicile.
  • Pour les accompagnements fin de vie : professionnaliser les intervenants
  • Spécialiser des intervenants en soins palliatifs ; avoir des protocoles «soins palliatifs », « retour d’hospitalisation » …
  • Créer un noyau de professionnels compétents pour l’urgence.
  • Pour les situations à problématiques multiples : optimiser l’encadrement, adapter l’accompagnement, apporter soutien et outils techniques (fiches techniques), former des professionnels, élaborer les projets individuels en équipe.
  • Poursuivre les réunions d’élaboration et de suivi des projets individualisés avec les équipes terrain.
Le portage des repas
Afin de favoriser le maintien à domicile et d’améliorer les conditions de vie des personnes en perte d’autonomie, l’association ELGAR BIZI a développé, en 2014, un service de portage de repas à domicile en liaison froide.
Aussi, la livraison du repas est l’occasion de rompre l’isolement de certains bénéficiaires et d’assurer un contact social quotidien.
Il est accessible à tout type de personnes, de la personne en perte d’autonomie a une personne plus jeune fragilisée (après accident, hospitalisation, grossesse …).
Les repas sont préparés par l’entreprise SUHARI de Saint Pée sur Nivelle. La livraison est assurée par un salarié de l’association ELGAR BIZI. Nous assurons la livraison du lundi au vendredi et servons les repas du lundi au dimanche.
Constat
Ce service est très apprécié par ses bénéficiaires. La personne qui les livre privilégie un relationnel chaleureux.
Nous avons atteint un équilibre entre la demande et les capacités en personnel. La qualité est toujours maintenue.
Objectifs :
  • Maintenir le nombre de bénéficiaires du portage de repas à hauteur de 24
v L’entourage
- Les familles ou l’entourage proche sont souvent épuisés, en état de souffrance et en demande d’écoute, de soutien et de conseils.
Le maintien à domicile et l’accompagnement en fin de vie n’est possible qu’avec un fort engagement de l’entourage familial, qui souvent est lui-même épuisé et vulnérable.
Nous sommes à l’écoute de leurs difficultés, nous les recevons mais ressentons un besoin plus fort de répit.
Actuellement, sur le territoire, une cellule d’écoute aux aidants fonctionne dans l’établissement « La Concha ». Nous estimons que nous pouvons apporter une réponse à notre niveau à ces familles que nous connaissons et qui nous font confiance en les orientant vers cet établissement.
Le « baluchonnage », une technique qui vient d’Outre-Atlantique est une solution qui nous semble adaptée.
Ce terme "baluchonnage" a été inventé au Québec par Marie Gendron, qui a lancé en 1999 Baluchon Alzheimer. Durant l’absence de l’aidant principal, le relais est assuré pour la personne aidée en toute sécurité : sa prise en charge se fait au domicile par des équipes de professionnels (aides à domicile, assistantes de soins en gérontologie) qui se relaient. Présence de "baluchonneur" ou "baluchonneuse" au domicile de la personne âgée jour et nuit, 24 heures sur 24, pendant plusieurs jours.
Objectif : Etude de faisabilité sur une action d’Aide aux aidants de type « Baluchonnage ».
III.3 L’évaluation des accompagnements
v Les VAD – Visites à Domiciles
Une Visite à Domicile annuelle (VAD) de la responsable de secteur est organisée soit dès l’accueil, soit dans les deux premiers mois de l’accompagnement. Elle permet de recueillir la satisfaction et d’ajuster la réponse aux choix de vie de la personne.
Une VAD annuelle est également réalisé auprès de tous nos bénéficiaires.
v Les questionnaires de satisfaction
Nous procédons à une enquête de satisfaction par questionnaire 7 jours après le démarrage de l’accompagnement puis, annuellement et en fin d'intervention.
Il nous arrive également de réadapter le plan d’aide afin qu’il soit en corrélation avec le besoin de l’usager qui évolue en fonction de l’état de santé.
IV Le fonctionnement de l’association ELGAR BIZI
IV-1 Services mandataire et prestataire
Pour mieux répondre aux besoins des usagers, nous proposons deux modes d’intervention : mandataire et prestataire.
    • Pour le mode mandataire, c’est le particulier qui est l’employeur de son aide à domicile et ELGAR BIZI assure la gestion administrative liée à l’embauche d’un salarié.
    • Pour le mode prestataire : l’association est l’employeur des aides à domicile, un contrat d’intervention est conclu entre la structure et l’usager.
Les deux modes d’intervention sont présentés aux prospects et futurs clients, de façon claire et compréhensible, lors d’un entretien et dans le livret d’accueil (sous la forme du tableau ci-dessous).
Obligation légale, prise en compte en amont par le Conseil Départemental lors de l’élaboration du PAP : pour les personnes en GIR 1 et 2 , le mode prestataire est, légalement, obligatoire sauf si la personne le refuse expressément, pour les personne en GIR 3 et 4 qui sont des publics fragiles, il est préconisé également le mode prestataire.
Constat
En 2016, le mode prestataire a représenté 57 % de notre activité.
Depuis quelques années, s’opère une diminution forte de l'activité mandataire - 32% entre 2013 et 2016 et une stagnation de l'activité prestataire.
Objectifs : augmenter l’activité prestataire.
  • Développer la communication externe
  • Diversifier les prescripteurs
  • Etudier la faisabilité d’un redéploiement dans le Pays Basque intérieur .
Comparaison des deux modes d’intervention
MODE PRESTATAIRE
 
 
 
Mode prestataire : Les points forts
_ L’association est l’employeur de l’intervenant. Elle est responsable des prestations et de leur suivi.
_ Les démarches administratives sont simplifiées.
_ Les intervenants sont encadrés et bénéficient d’une formation continue.
_ Une continuité de service est assurée en cas d’absence de l’intervenant.
Les points de vigilance prestataire _ Le coût horaire peut être supérieur au mode mandataire
_ Des circonstances imprévues peuvent entrainer un changement d’intervenant ou une modification des horaires d’intervention.
 
MODE MANDATAIRE
 
 
 
Mode mandataire : Les points forts
_ L’association assiste le bénéficiaire dans son rôle d’employeur.
_ L’association sélectionne et présente des candidats en fonction des besoins du bénéficiaire qui choisit l’intervenant.
_ Le coût horaire peut être inférieur au mode prestataire.
_ La souplesse au niveau des jours et horaires d’intervention.
Les points de vigilance mandataire
_ Le bénéficiaire exerce la responsabilité d’employeur et a l’obligation de respecter les dispositions légales liées à ce statut.
_ Le salaire de l’intervenant est maintenu en cas d’absence imprévue ou d’hospitalisation du bénéficiaire.
_ Une prime de précarité de 10% doit être versée à l’intervenant en CDD.
_ Une indemnité de fin de contrat est due par l’employeur.

IV. 2 L’organisation et l’articulation du travail pour réaliser le service
Le choix des intervenants en fonction de la demande
Le choix de l’intervenant est adapté au besoin de la personne, à ses attentes, à sa dépendance. Nous prenons également en compte la qualification du salarié et de ses disponibilités. Nous veillons, également, à une compatibilité entre les intervenants chez une même personne, afin d’avoir une équipe harmonieuse.
Nous prévoyons au départ un intervenant sauf pour des situations où nous intervenons 7j/7j où un roulement s’impose en respect de la législation en vigueur. Nous prévoyons, alors des binômes dès le départ pour faciliter les remplacements et ne pas créer de réaction anxiogène chez les bénéficiaires qui ne connaitraient pas les personnes en cas de remplacement.
Les salariés sont informés des besoins spécifiques du bénéficiaire et de sa situation, nous nous assurons de la bonne compréhension du protocole d’intervention.
Nous nous adaptons à la demande dans tous ses aspects, tout au long du contrat :
    • Evolution de l’état de dépendance qui nécessite un accompagnement différent
    • Passage d’une mission d’aide ménagère à une mission d’aide à domicile quand nous constatons une dégradation de l’état de dépendance de la personne bénéficiaire.
    • Plus de présence sur la semaine quand il n’y a pas d’aidant familial.
    • En cas de décès du conjoint : réévaluation des besoins.
Pour certaines personnes bénéficiants de prises en charge, nous recevons directement des fiches de liaison de financeur nous informant de modification du plan d’aide.
Nous prenons alors contact avec la personne, vérifions la nouvelle organisation horaire, réajustons si besoin et mettons en place le nouveau plan d’aide.
v La continuité de service
Systématiquement, nous garantissons la continuité de service y compris le week-end et les jours fériés. Nous veillons à aucune rupture dans l’accompagnement. Les usagers sont avertis de toutes absences des salariés et ils sont remplacés immédiatement.
Les astreintes téléphoniques nous permettent de veiller à cette continuité de service pour trouver une solution de remplacement sans délai.
V Les moyens
V 1 . Les moyens matériels
Matériel pour les intervenants : blouse, gants, surblouse, masque, solutions hydro-alcoolique, trousse de permiers secours.
Matériel pour le portage de repas : véhicule, blouse, gants, solution hydro-alcoolique
V 2 Le personnel
V- 2.2 Organigramme et effectifs.
Organigramme
Effectif
Le service prestataire a un effectif de 25 ETP correspondant à 54 personnes au 31/12/2016
Le service mandataire a un effectif de 26 ETP correspondant à 51 personnes au 31/12/2015
V- 2.3 Rôles et fonctions
Chaque poste fait l’objet d’une fiche de poste écrite.
L’équipe administrative :
Le personnel administratif est au nombre de 4 CDI
La directrice du service intervention
    • Applique les directives et orientations décidées par le Conseil d’Administration
    • Assure la gestion du personnel d’intervention: recrutement, organisation des entretiens annuels d’évaluation, gestion de fin de contrat (licenciement…)
    • Mise en place de formations et réalisation du plan de formation
    • Organisation de réunions avec le personnel d’intervention et le personnel administratif
    • Représentation de l’Association lors de réunions extérieures
    • Traite des réclamations
    • Participe à l’organisation de l’Assemblée Générale et rédaction du Rapport d’Activité
    • Encadre les stagiaires
    • Organise l’activité et participe à la gestion du personnel administratif: congés, horaires de travail…
La responsable de secteur
    • Evalue des demandes d’intervention pour les personnes à autonomie réduite, âgées, handicapées, en fin de vie
    • Définit un projet de vie avec le demandeur.
    • Formalise l’action qui sera mise en œuvre.
    • Evalue régulièrement l’intervention.
    • Organise et évalue de l’activité des intervenants
    • Assure le soutien technique, la médiation et l’accompagnement des salariés dans l’exercice de leurs fonctions
    • Intervient auprès des centres de formation : réunion, interventions pédagogiques, membres jury.
La directrice financière a la charge de garantir la véracité, la pertinente des états comptables de la structure et d’assurer la gestion de la paie et de la facturation. Elle met en place et gère la démarche qualité.
L’assistante technique de secteur assiste la directrice du service intervention
    • Assure l’accueil physique et téléphonique
    • Evalue des premières demandes d’intervention : se charge des demandes d’aide à domicile (ménage, repassage, courses, préparation des repas)
    • Crée des fichiers informatiques employés - employeurs
    • Constitue et gère des contrats d’intervention auprès des bénéficiaires
    • Constitue et gère des contrats de travail des employés de l’Association et des particuliers
    • Assure le suivi de l’intervention par des visites à domicile et des évaluations téléphoniques régulières
    • Assure un récapitulatif des prises de congés du mois en cours pour la comptable
    • Pointe et contrôle (vérifie les motifs d’absences) des feuilles d’heures en mandataire
    • Participe à l’organisation de formation
Le service administratif a pour missions principales d’évaluer les besoins, de définir le projet de vie avec le demandeur, de formaliser l’action mise en œuvre, d’organiser l’activité des aides à domicile et d’assurer le suivi de l’intervention par des visites à domicile régulières.
L’équipe intervention
Les intervenants à domicile :
L’aide à domicile intervient pour l’aide à la vie quotidienne : ménage, entretien du linge, repassage, préparation des repas, courses…mais également dans le cadre de l’aide à la personne : aide au lever/coucher, aide à la toilette, aide à la prise des repas, compagnie, stimulation, soulagement familial, aide à la prise du traitement médical, assurer son bien-être…
L’aide à domicile permet de maintenir un lien social, d’assurer la sécurité de la personne tout en la stimulant et en respectant son autonomie.
Par aides à domicile, on attend les professionnels intervenants à domicile qui regroupent : l’agent à domicile, l’employé à domicile, l’auxiliaire de vie sociale et l’assistant de vie aux familles.
Ils sont habilités à intervenir auprès de tout public : personnes âgées, en situation de handicap, petite enfance, personne autonome et en fin de vie.
Ils ont un rôle de soutien et d’accompagnement de la personne en difficulté.
Leurs actions rendent le maintien à domicile possible en gardant l’objectif de stimuler l’autonomie et ne pas faire à la place de la personne, respecter ses choix de vie, veiller à une relation bientraitante.
La relation privilégiée aidant/aidé permet de prévenir les situations d’exclusion et rompre l’isolement de l’usager.
V-2.3 La dynamique de travail d’équipe
v La Communication
Le travail à domicile est isolé, nous mettons tout en place pour lutter contre cet isolement. Nous considérons que chaque intervenant fait, au –delà des mots, partie d’une équipe.
Nos salariés apprécient cette identité associative et d’équipe que nous développons.
La communication entre service administratif et intervenants
La coordination des interventions se traitent au quotidien par des échanges d’informations orales et écrites (téléphone, cahier de transmission).
Ponctuellement, les intervenants peuvent demander à rencontrer l’équipe administrative qui veille à avoir un contact régulier avec chaque intervenant.
La directrice tient une permanence d’écoute le vendredi. Elle ouvre la possibilité à chacun de venir traiter des demandes d’évolution professionnelle ou de parler de situations problématiques dans leur quotidien professionnel.
Une réunion professionnelle annuellement est organisée afin d’échanger sur la vie de l’association et aborder des thèmes spécifiques importants à notre domaine : bientraitance, déontologie, discrétion professionnelle.
Les intervenants font remonter au service, par le biais d’une fiche « «remontée d’information » les évènements importants et sont associés aux modifications d’intervention.
Une fiche spécifique relatif aux faits de suspission de maltraitance est mise à disposition du personnel d’intervention.
Une réunion annuelle pour l’assemblée générale convie tous les salariés et bien entendu les membres adhérents de l’association.
La communication entre intervenants
Un cahier de transmission, au domicile du bénéficiaire permet d’assurer la continuité de l’accompagnement et d’assurer le relais entre intervenants et partenaires.
Un groupe de régulation et un travail d’équipe autour du projet individuel sont proposés aux aides à domicile.
v Gestion des risques-
Nous avons réalisé une évaluation des Risques Psychosociaux en 2009.Le plan d’action qui en découlait a été mis en place.
Les fiches de poste exposent les risques inhérents au poste.
Le Document Unique est actualisé chaque année.
V .2.4 La gestion du personnel
v Le recrutement
Le recrutement et la prise de décision sont assurés par la directrice.
Lors de l’entretien, la directrice tient compte à part égale du savoir-faire (expérience professionnelle, compétences techniques) et du savoir-être du candidat (discrétion, réserve professionnelle, respect de la déontologie et établissement d’une relation professionnelle avec l’usager), par une grille d’évaluation.
Les qualités nécessaires que nous recherchons chez un intervenant sont la disponibilité, les compétences techniques, des qualités humaines et relationnelles, le sens de l’organisation et la discrétion.
Constat
Point fort : fidélité de notre personnel.
Point faible : nous avons des difficultés à pourvoir à nos besoins en personnel : peu de candidature.
Objectifs :
- Valoriser notre approche du service à domicile dans notre site. - Valoriser la qualité des conditions de travail.
- Sensibiliser les structures qui s’occupent de l’emploi : présenter notre association, notre approche du travail à domicile par le biais de rencontre avec des conseillers pôle emploi, mission locale, organismes de formation.
- Utiliser les réseaux sociaux pour recruter .
- Sur le site : Inclure «vous voulez travailler à Elgar Bizi » ou «on recrute »
v Le développement des compétences et la formation
La formation
La formation continue est une dimension très importante dans la qualification des intervenants. La politique de l’association est de mettre en place des modules de formation qui visent à accompagner les professionnelles dans leur quotidien et également des formations qualifiantes (VAE ou formation continue) afin de permettre à des salariés d’accéder à un diplôme.
Les thèmes abordés sont : toilette de confort, gestion du stress et relaxation, prendre soin de soi pour prendre soin des autres, prévention et sécurité, maintien de l’autonomie dans la vie quotidienne, bientraitance/bienvieillance, gestes et postures.
Le savoir être, le positionnement professionnel et la bientraitance sont des notions importantes abordées lors de chaque formation et réunions de travail.
Nous informons et favorisons les parcours de VAE.
Les groupes de régulation
Une fois par trimestre, depuis 4 ans une psychologue du travail anime un groupe de régulation. Cela permet aux professionnels d’échanger sur leurs pratiques, de prendre du recul, parler des situations complexes et partager sur la représentation du métier d’aide à domicile.
Les Entretiens Annuels
Une fois par an la Directrice reçoit en entretien individuel chaque salarié pour l’évaluation de l’année. C’est un réel moment de travail et d’échanges, où chacun exprime les points forts et les voies de progrès.
La permanence d’écoute de la Directrice
La directrice reçoit sur demande toute personne salariée souhaitant être écoutée : problématique de terrain, projet professionnel, problématique d’organisation, problème relationnel avec les collègues ou les partenaires…
VI la démarche qualité
Le plan d'amélioration de la qualité issu de l'évaluation interne et externe est un premier guide pertinent qui nous permet d’analyser et d’améliorer nos pratiques.
Ce plan doit essentiellement garantir le respect et la qualité des engagements pris, la lisibilité des spécificités tant pour le public que pour les partenaires, « tracer » le savoir faire, entretenir une démarche qualité permanente.
De plus, nous formalisons des procédures qui peuvent être un apport aux intervenants dans leur pratique au quotidien.
Nous avons la labellisation qualité par l’adhésion à la charte nationale qualité NOVA.
VII l’environnement - les partenariats
L’association bénéficie d’une image (attractivité) positive sur le territoire, illustrée en particulier par un partenariat régulier avec les prescripteurs, dans un contexte de concurrence avérée.
Nous avons conclu des conventions de partenariat avec la CPAM, la CARSAT, différentes mutuelles et caisses de retraite.
Un partenariat de travail en réseau est entretenu avec Santé service, le pôle gérontologique, la MDPH, la MSD, Palliadour et les professionnels de santé du territoire dont cliniques, hôpitaux et établissements de convalescence.
Nous pouvons ainsi, par ce réseau, assurer des relais, coordonner des pratiques qui entrent en complémentarité dans l’accompagnement de la personne. La qualité de nos rapports avec les structures sanitaires et sociales locales nous permet d’assurer des transferts les moins perturbants possibles pour la personne.
Par exemple, les retours au domicile après une hospitalisation sont préparés en concertation avec le service d’assistance sociale de l’établissement.
L'association est adhérente de la fédération ADESSADOMICILE et à la FEPEM (particulier employeur).
Ce secteur d'activité, sur ce territoire géographique, est particulièrement soumis à la concurrence privée marchande ou non marchande et d'une certaine façon à celle des CCAS ou CIAS.
Nous entretenons des relations avec d'autres structures de même nature (ACBI, ASAP), avec les collectivités territoriales ainsi qu'avec quelques services publics et associations locales pour échanger sur nos pratiques.
La directrice participe à un groupe de régulation inter-établisssement proposé par le CCAS de Saint Jean de Luz et animé par l’équipe mobile de gériatrie de l’hôpital de Bayonne.
Objectifs :
- Mettre en place un groupe permanent de travail avec les partenaires: anticipation des évolutions du secteur et étude de marché pour l'ouverture d'activités nouvelles, recherche de mutualisations.
- Promouvoir l'association lors de manifestations locales et/ou nationales (semaine bleue), forum des associations. Trouver une thématique d’atelier pour le Semaine Bleue.
- Développer un partenariat de terrain : ligue contre le cancer, Centre Social Denentzat
VIII La communication externe
Nos moyens de communication sur nos modes d’intervention et nos services sont présents sur notre site.
Une plaquette de présentation pour chaque type de service : aide à domicile, portage de repas, garde d’enfants a été réalisée et mise à disposition des usagers et salariés.
Par notre ancienneté (20 ans) « Le bouche à oreille » est notre meilleur vecteur d'information. Cependant l'évolution de la concurrence et du « marché » nous pousse à dépasser cette situation.
Objectifs :
- Mettre en place une stratégie de communication externe.
- Utiliser systématiquement la même charte graphique pour tous nos documents.
Projet Associatif
Septembre 2017

Sommaire
I Présentation de l’association
I.1 Notre historique et notre mode de gouvernance
I.2 Notre mission et nos valeurs
I.3 Notre cadre règlementaire
I.4 Les évolutions du secteur de l’aide à domicile
I.5 Notre territoire d’intervention
II La population bénéficiaire
II.1 Les caractéristiques de la population bénéficiaire
II.2 L’orientation
III Les principes d’accompagnement, le fonctionnement et l’organisation des interventions.
III.1 L’accueil
Le service d’accueil
L’analyse de la demande
Le consentement
III.2 Les interventions, l’accompagnement
L’accompagnement
Le projet individualisé
La mission des intervenants à domicile
Le portage des repas
L’entourage
III.3 L’évaluation des accompagnements
Les VAD – Visites à Domicile
Les questionnaires de satisfaction
IV Le fonctionnement de l’association ELGAR BIZI
IV-1 Service mandataire et prestataire
IV-2 L’organisation et l’articulation du travail pour réaliser le service
Le choix des intervenants en fonction de la demande
La continuité de service
V Les moyens
V-1 . Les moyens matériels
V -2 Le personnel
V- 2.1 Organigramme et effectifs
V- 2.2 Rôles et fonctions
V-2. 3 La dynamique de travail d’équipe
La communication
La gestion des risques
V .2.4 La gestion du personnel
Le recrutement
Le développement des compétences et la formation
La formation
Les groupes de régulation
La permanence d’écoute de la Directrice
VI La démarche qualité
VII L’environnement - les partenariats
VI La communication externe
Projet Associatif 2017
I. Présentation de l’association
I.1 Notre historique et notre mode de gouvernance.
Association à but non lucratif, reposant sur la loi « dite de 1901 », l’association « ELGAR BIZI » a été créée le 15/11/95 à Hendaye par des élus locaux de la mairie d’Hendaye née de leur volonté de créer un service mandataire complémentaire du service d’aide ménagère de la mairie d’Hendaye.
L’association s’attache, depuis plus de 20 ans, à maintenir l’engagement militant et bénévole de ses membres qui constituent le conseil d’administration.
Le siège social est fixé au Centre d’accueil de l’Autoport d’Hendaye, il abrite le bureau d’accueil et les bureaux administratifs ; un des bureaux comporte un espace réunion.
Le territoire d’intervention, actuellement, couvre l’ensemble des Cantons d’Hendaye, Saint Jean-de-Luz, Ustaritz, Espelette.
Les étapes de notre développement sont essentiellement en lien avec l’évolution du cadre réglementaire.
Comme bon nombre d’associations de notre secteur de l'aide à domicile, nous avons, traversé des périodes difficiles se traduisant entre autres par le renforcement de nos compétences internes et de nos modes d'organisation, par un partenariat toujours plus effectif et une recherche de qualité permanente.
En 2001, l’adhésion à la Fédération Nationale d’Aide et d’Intervention à Domicile puis la loi du 02 janvier 2002 nous aident à nous développer, nous créons alors le service prestataire.
L’équipe administrative se renforce et se structure : un poste de comptable et un de responsable de secteur sont créés.
De plus, la Loi du 2 janvier 2002 instaure la mise en place d’un dispositif d’évaluation de la qualité : nous entrons dans une réelle démarche qualité.
En 2004 La Convention Nationale Pour le Développement des Services à la Personne et la loi de 2005 confortent notre développement, nous créons alors un poste de direction à temps partiel proportionnel à l’activité et un poste d’assistante de secteur.
En 2008 nous avons connu des difficultés financières inhérentes à des difficultés d’organisation interne. Nous avons procédé à 4 licenciements (1 poste administratif et 4 intervenantes).
Dès 2009, la restructuration a porté ses fruits et nous avons terminé l’année excédentaire. Très vite l’équipe administrative a été renforcée.
En 2010, nous avons organisé l’évaluation interne et externe pour le renouvellement de notre agrément.
En 2012 suite à une évaluation des risques psychosociaux (financée par l’ANACT Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail) nous optimisons notre fonctionnement en nous dotant d’outils tels que des procédures, le livret d’accueil salarié et créons des dispositifs d’accompagnement et de soutien du personnel d’intervention ; nous mettons en place des projets individualisés et consolidons le travail d’équipes terrain.
En 2009 création d’un service de garde d’enfants.
Le 05 janvier 2012 la DIRECCTE a renouvelé l’agrément qualité pour 5 ans.
En 2015 nous menons les évaluations interne et externe en vue du renouvellement de l’agrément qualité.
En 2016, le renouvellement de l’agrément qualité, nommé « autorisation » du Conseil Départemental, amène des changements importants (cf I.3 Evolutions du secteur).
v Gouvernance
Le bureau : un président, une trésorière et une secrétaire.
Le Conseil d’Administration est présidé par Mr Sonnet, il est composé de 7 membres.
Le CA se réunit tous les 2 mois, il est composé de personnes d’horizons divers qui par leurs expériences, leurs connaissances et leurs compétences nourrissent les réflexions et prennent les décisions.
Le CA donne délégation de gestion à la directrice du service intervention et à la directrice du service financier.
  • Les membres du CA s’attachent à être accessibles aux salariés administratifs et intervenants :
  • A chaque CA, le personnel du bureau est invité. Nous souhaitons travailler en harmonie et garantir une ouverture des employeurs aux salariés.
  • Les membres prennent des décisions éclairées. Toute décision repose sur une recherche d’informations objectives auprès des personnes concernées.
  • Le président reçoit individuellement les salariés qui en font la demande.
  • Un membre du CA est toujours présent dans les COPIL des différentes évaluations ou des projets de l’association.
Les membres du conseil d'administration connaissent bien les enjeux de ce secteur d'activité et sont prêts à s'investir dans une réflexion quant au développement de l’association.
Il est difficile de mobiliser des bénévoles à entrer dans le Conseil d’Administration. Montrer à quoi l’engagement dans notre association répond au niveau personnel et collectif est du rôle de chacun des bénévoles actuels.
Objectifs :
  • Tenter de mobiliser des bénévoles aux compétences et profils complémentaires pour participer à la vie du projet.
  • Travailler sur l’attractivité de l’engagement dans l ‘association : passer une annonce dans la presse et sur le site de l’association.
I.2 Notre mission et nos valeurs
v NOTRE MISSION
Notre mission est d’organiser, de gérer, de coordonner les actions pour la promotion de l’aide à domicile dans le but de permettre à chaque usager de continuer à vivre dans son contexte de vie habituel :
Aider tout public, faciliter le soutien à domicile de chaque bénéficiaire.
  • En l’aidant dans ses tâches quotidiennes.
  • En respectant ses habitudes de vie, pour assurer son bien être et son mieux être.
  • En maintenant et en créant du lien social.
  • En veillant à maintenir ses capacités et son autonomie.
  • En luttant contre l’isolement et la solitude.
  • En évitant la maltraitance et en étant bienveillant.
  • En soulageant l’entourage familial.
D’une part, et
  • En accompagnant le personnel : par une prise en compte de ses compétences, par une rédaction claire de l’intervention souhaitée, par des réunions, des actions de formation et de soutien pour améliorer le savoir faire et le savoir être
D’autre part.
v NOS VALEURS
L’association ELGAR BIZI s’appuie sur des valeurs qui guident et encadrent les actions d’aide à domicile (le CA en est le garant).
Les valeurs associatives
  • Notre finalité n’est pas le profit mais le service à la personne.
  • Nous œuvrons pour la pérennisation des emplois.
  • Nous agissons dans le respect, l’écoute par notre disponibilité et notre proximité aux bénéficiaires, aux salariés, aux partenaires et à notre environnement professionnel.
Objectifs : Affirmation des valeurs du fonctionnement associatif face à la concurrence marchande dans le livret d’accueil, sur le site, dans nos flyers.
Les valeurs professionnelles des salariés
L’expression de ces valeurs est le fruit d’une consultation du personnel lors de l’élaboration de notre nouveau projet d’association (taux de réponses à un questionnaire : 60%).
t ECOUTE et DIALOGUE :
  • De l’usager : être à l’écoute de l’usager, c’est tenir compte de ses besoins, de ses souhaits et de ses demandes ; dialoguer et adapter sa communication verbale et non verbale à ses capacités ; stimuler ; être attentif ; soulager. Prendre le temps d’écouter et de dialoguer, être disponible, tolérant.
  • Entre collègues : échanger des informations, partager, communiquer entre collègues. Travailler avec l’esprit d’équipe, s’entraider, être solidaire.
  • Pour l’encadrement : être à l’écoute des besoins des salariés, apporter soutien technique, information, accompagner la professionnalisation. Entendre et comprendre avant toute décision ; entendre les difficultés, chercher à y remédier.
t RESPECT :
  • De l’usager : l’usager est chez lui, dans son univers, nous devons respecter ses habitudes de vie, ses choix, son intimité. Nous lui devons la confidentialité, la discrétion et le respect des règles de déontologie de notre métier.
Le respect est aussi, dans le respect des capacités de l’usager : aider sans imposer et sans s’imposer, favoriser au maximum l’autonomie. Le respect est aussi dans la ponctualité, la présentation de soi.
  • Entre collègues : échanger des informations, partager, communiquer. Respecter le travail d’équipe.
  • De l’encadrement : respect des conditions de travail des intervenants à domicile et du personnel administratif.
t BIENTRAITANCE et BIENVEILLANCE :
  • Envers l’usager : se mettre à la portée de tous en paroles, gestes et attention ; être attentif et accompagner dans le respect et la confiance; encourager ; soutenir ; soulager ; aller à la rencontre de l’autre ; personnaliser les accompagnements.
  • Envers les salariés : savoir-faire, savoir dire, savoir être respecté et valoriss; respect du travail de chacun et chacune ; partage ;
  • Envers l’encadrement : soutien, accompagnement, reconnaissance du travail.
t PROFESSIONALISME :
  • Pour l’usager : dynamisme, implication, souplesse, ouverture ; pouvoir répondre avec compétences à toutes les situations, être réactif, impliqué, efficace. Apporter un accompagnement de qualité. Apporter une réponse claire et compréhensive. Veiller à la sécurité de l’usager.
  • Pour les salariés : soutien, reconnaissance, développement et ajustement des compétences. Sécurité du travail. Adhésion à une culture associative.
  • Pour l’encadrement : assurer la continuité de service et la qualité de service. Adaptation des compétences aux spécificités de l’intervention. Sécurité du travail. Adhésion à une culture associative.
I.3 Notre cadre règlementaire.
Aujourd’hui les textes juridiques qui encadrent notre activité sont donc :
  • La Loi du 1er juillet 1901 qui régit le statut associatif.
  • L’autorisation d’activité 2016 délivrée par le Conseil Départemental : elle couvre l’APA (Allocation Personnalisée d’Autonomie) et La PCH (Prestation de Compensation du Handicap).
  • L’agrément SAP (Service à la Personne) délivré par la DIRRECTE.
  • La loi n°2015-1776 du 28 décembre 2015 dite « loi d’Adaptation de la Société au Vieillissement », à l‘origine du changement des conditions d’agrément en autorisation. Quelques points de cette loi, peuvent avoir un impact sur notre prospective d’actions auprès des usagers et leurs familles, par exemple :
  • Un nouveau droit social pour les proches aidants : le droit au répit qui donne à l’aidant les moyens de prendre du repos. Exemple : un renforcement de l’aide à domicile pour 25 heures supplémentaires.
  • Une amélioration des droits individuels des personnes en perte d’autonomie : avec l’obligation de rechercher le consentement dans tout contrat relatif à l’usager ; la désignation d’une personne de confiance, l’obligation de respecter la liberté d’aller et venir.
  • Les conventions avec la CPAM, les Caisses de retraites, les Mutuelles, l’établissement La Concha.
  • La labellisation qualité par l’adhésion à la charte nationale qualité NOVA.
  • La Charte des droits et des libertés de la personne âgée en situation de handicap ou de dépendance (fondation Nationale de Gérontologie).
I.4 Les évolutions du secteur de l’aide à domicile.
La loi n°2015-1776 relative à l’Adaptation de la Société au Vieillissement a entrainé par ses articles 47 et 48 le basculement des services agréés dans le nouveau régime de l’autorisation.
  • Ce passage de l’agrément à l’autorisation pour les services ex-agréés « réputés autorisés » entrainent des évolutions pour notre service qui impactent notre fonctionnement, notre gestion budgétaire et notre positionnement face à la concurrence.
  • Il est obtenu pour 15 ans (auparavant il l’était pour 5 ans), nous devenons, ainsi, plus autonome dans le maintien de la qualité de service.
  • L’autorisation obtenue ne vaut plus habilitation donc tarification des services. Pour obtenir la tarification, il faut en faire la demande au Conseil Départemental. Les structures habilitées et tarifées ont l’avantage de faire bénéficier les APA-PCH de la gratuité du service. Les enseignes privées de l’aide à domicile appartenant à des groupes commerciaux bénéficient de moyens de communication externe que nous ne pouvons pas concurrencer (interdiction de publicité pour les associations), elles attirent ainsi de la clientèle.
Face à cette concurrence, nous nous positionnons par la force de nos valeurs de service associatif. Nous sommes reconnus, dans ce sens, par nos bénéficiaires, nos salariés et nos partenaires.
Afin de limiter l’impact de ce basculement dans le régime de l’autorisation, la loi a prévu la possibilité d’entreprendre des négociations avec les Conseils Départementaux.
  • Le Conseil Départemental a mis en place une démarche de contractualisation : CPOM (Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens) qui fait suite à la stratégie départementale du 29 juin 2017 en matière d’accompagnement de l’offre d’aide à domicile. Les objectifs relatifs à l’offre des SAAS portent :
t à rationnaliser l’offre des services existants en cohérence aux besoins à couvrir en matière d’APA et PCH, à l’activité constatée et aux exigences de couverture territoriale en réduisant le nombre d’interlocuteurs ( en fonction de critères d’activités retenue par le CD 15 000h/an APA-PCH)
tgénéraliser la contractualisation avec les SAAD avec des objectifs en matière de qualité d’accompagnement (critères éligibilité)
tadapter la politique de tarification du Département
t contrôler la qualité des prestations proposées
Une programmation sur plusieurs exercices entre 2018 et 2021 est mise en place.
La durée du CPOM proposée est de 5 ans.
6 thématiques sont abordés :
  • Locaux et modalités d’accueil et d’information des usagers
  • Elaboration de la proposition d’intervention individualisée
  • Etablissement et remise d’un contrat écrit et facturation
  • Mise en place et réalisation des interventions à domicile
  • Suivi des interventions au domicile
  • Gestion des ressources humaines
Chaque thématique précisera ses perspectives et/ou ses projets.
Le CPOM va ouvrir le champ des possibles, par exemple :
  • Rendre plus accessible les prestations aux bénéficiaires
  • Affirmer une réelle politique de service qui « ne se réfère pas à une référence horaire » mais à un temps minimum pour une intervention de qualité.
  • Organisation de pôle de remplacement ou d’équipe d’intervention d’urgence.
    Développement par mutualisation de la formation et de la professionnalisation du personnel d’intervention.
  • Valorisation des démarches internes.
Avec 60% de notre activité réalisée auprès d’un public APA-PCH, nous sommes éligibles au CPOM. Les structures non tarifées et hors CPOM se voient maintenir le tarif du Département APA à hauteur de 18.52 € tarif de référence.
En signant un CPOM, les structures non tarifées comme la notre peuvent atteindre un tarif cible de 20.50 € correspondant au tarif CNAV (tarif 2017, réévalué annuellement).
Ce qui a pour avantage de réduire le reste à charge de nos bénéficiaires et faire face à la concurrence.
Ce tarif cible reste néanmoins inférieur à notre coût de revient et inférieur au tarif pratiqué actuellement qui nous garantit la viabilité de notre structure. Nous devons rester vigilant et développer l’autre partie de nos activités.
Objectifs :
Nous nous positionnons pour signer un CPOM en 2018.
Développer l’activité hors CPOM qui est sur d’autres sources financements
I.5 Notre territoire d’intervention.
Nos locaux d’accueil du public et administratif sont à Hendaye. Ils sont mis à disposition gracieusement par la ville d’Hendaye, nous disposons de 4 bureaux distincts permettant d'assurer les différentes fonctions : accueil, entretiens et réunions, administration/comptabilité.
Notre territoire d’intervention s’étend sur 4 cantons urbains, ruraux et côtiers : Hendaye, Saint-Jean-de-Luz, Ustaritz, Espelette.
Les cantons d’ Ustaritz et Espelette nous ont été attribués en 2004 suite à la signature de la convention « GARDE MALADE » avec la CPAM de Bayonne pour des interventions au domicile auprès de personnes en phase pallitive.
Néammoins, nous nous sommes peu à peu retirés de ses 2 cantons car nous sommes en difficulté pour assurer une continuité de service de qualité faute de personnel.
Toutefois, la réflexion autour de ce projet associatif, nous a révélé des besoins et une reconnaissance sur ces territoires de notre professionnalisme. Des leviers de redéploiement sont peut être possible :
  • Ce développement du Pays Basque intérieur entre dans les objectifs du Conseil Départemental dans le cadre du CPOM.
Objectif :
Réaliser une étude de faisabilité d’un redéploiement dans ces cantons du Pays Basque intérieur : Sare, St Pée sur Nivelle, Ascain.
Adapter notre zone d’intervention à la réalité de nos prestations pour le CPOM.
II La population bénéficiaire
II.1 Les caractéristiques de la population bénéficiaire
Nous avons évolué depuis les premières années de l’association, de demandes d’aide à domicile traditionnelles (ménage, aide au repas… ) à des demandes d’accompagnement de personnes de plus en plus dépendantes, avec une augmentation de l'âge moyen et des problématiques plus lourdes à prendre en charge à domicile.
Cette évolution a un net impact sur nos pratiques d’accompagnement et sur l’organisation.
Actuellement, la population bénéficiaire présente différentes caractéristiques :
  • des personnes âgées dépendantes, non autonomes (types de pathologies : troubles cognitifs type Alzheimer, démences, troubles du comportement, troubles psychiatriques),
  • des personnes âgées dépendantes et autonomes,
  • des personnes âgées indépendantes et autonomes,
  • des personnes atteintes d’une maladie invalidante,
  • des personnes atteintes d’un trouble psychologique ou psychiatrique,
  • des personnes en situation de handicap,
  • des personnes souffrants d’addictions,
  • des personnes en phase palliative
  • des personnes indépendantes (prestation d’entretien du logement)
  • des enfants.
Les prestations pour les enfants sont peu développées. Pourtant un réel besoin existe pour les enfants malades ponctuellement ou en longue maladie qui ne sont pas accueillis en collectivité. La demande de garde d’enfants est présente en complément d’un autre mode de garde type crèche ou assistante maternelle. Notre association est perçue comme compétente sur l’aide à domicile pour public adulte, nous sommes rarement interpellés pour les enfants.
II.2 L’orientation
  • 90 % des bénéficiaires sont orientés par nos partenaires : établissements de santé, centres de rééducation, hôpitaux, cliniques et 10% par le bouche-à-oreille ou des demandes directes des particuliers.
  • De plus, dans le cadre de leurs interventions, les aides à domicile peuvent aussi être interpellées par des potentiels usagers ayant besoin d’aide à leur domicile (voisinage, orientation par des professionnels libéraux…).
Objectifs
- Développer et élargir le réseau de prescripteurs : médecins, professionnels paramédicaux, CPAM, Mairie…
- Créer un rapport personnalisé avec des prescripteurs clés, une bénévole du CA pourrait être responsable de ce relationnel.
- Sensibiliser les intervenants à la remontée de besoins, leur fournir des dépliants des services de l’association.
III Les principes d’accompagnement, fonctionnement et l’organisation des interventions.
Dés le premier accueil et tout au long de la durée de nos interventions nous nous appliquons à respecter nos valeurs et la charte de notre fédération ADESSA DOMICILE.
III. 1 L’accueil
Le service d’accueil
v Coordonnées de l’association et modatités d’accueil
Association Mandataire et Prestataire d’Aide à Domicile
« ELGAR BIZI » VIVRE ENSEMBLE
Centre d’accueil de l’autoport
Rue de l’autoport
64700 HENDAYE
Téléphone : 05.59.20.10.24
Fax : 05.59.20.69.71
mail: elgar.bizi@wanadoo.fr
Site : http://www.aide-domicile-elgar-bizi.fr/
Identification SIRET : 404 175 689 000 29
Code APE/NAF : 8810A ; Risque 853AB

Le public est accueilli dans nos locaux du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h sauf les mardis et jeudis après midi. L’accueil téléphonique est assuré du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h.
Pour répondre aux situations d’urgence nous avons une astreinte téléphonique les soirs de la semaine, ainsi que les week-ends et jours fériés de 8h à 20 h. Nous disposons d’un répondeur téléphonique en dehors des horaires d’ouverture.
Nos locaux sont accessibles aux personnes à mobilité réduite, nous disposons d’un plan incliné et d’un ascenseur.
Le local accueil est séparé des autres bureaux permettant ainsi d’assurer une discrétion et une confidentialité dans les échanges.
v L’analyse de la demande
Chaque admission de bénéficiaire relevant de services d’assistance à la personne fait l'objet d'une évaluation coordonnée avec les services prescripteurs qui formalisent le Plan d’Accompagnement Personnalisé cadrant les conditions de l’accompagnement.
Toutes les demandes enregistrées à l’association font l’objet d’une évaluation des besoins.
Pour les situations représentants un caractère d’urgence, nous pouvons intervenir rapidement, dans un délai de 48 heures.
L’association effectue un premier entretien avec le bénéficiaire ou sa famille s’il n'est pas en capacité de s’exprimer, étape importante, pour assurer un accompagnement de qualité respectueux des besoins et attentes de la personne.
Cet accueil se déroule soit au domicile de la personne ou dans nos locaux. Il peut arriver que cette première évaluation soit menée par téléphone.
Dans tous les cas nous prenons le temps d’accueillir, d’écouter avec bienveillance.
Au cours de ce premier entretien, ensemble, nous évaluons ses besoins et sa demande, afin d’adapter au mieux l’accompagnement. Puis, nous présentons l’association et ses différents services. Le tarif est clairement énoncé et un devis gratuit est systématiquement remis pour toute demande.
Nous remettons un livret d’accueil accompagné du règlement de fonctionnement.
Nous constatons que :
  • La majorité de nos bénéficiaires sont des personnes âgées (dépendantes ou non).
  • Certains usagers présentent des problématiques multiples qui vont avoir un impact sur les compétences requises. Par exemple, des jeunes femmes porteuses d’une maladie invalidante, mères de jeunes enfants ; ce qui nécessite un double accompagnement.
  • Nous avons de plus en plus de situations d’urgence qui nécessitent une adaptation de nos pratiques professionnelles.
  • L’association, répond aux demandes d’organisation de maintien de la personne sur son lieu de vie lorsque son état se dégrade et ce, jusqu’à la fin de sa vie.
Cela demande une réadaptation du plan d’aide. A noter qu’au premier semestre 2017, 5 personnes sont décédées à leur domicile.
  • L’état de dépendance de nos bénéficiaires entrainent également de nombreux séjours en établissement, ce qui demande une adaptation des plannings au jour le jour pour les intervenants et une adaptation de l’accompagnement.
  • L’âge d’entrée en structure collective de type EHPAD est de plus en plus reculé, entrainant un accompagnement plus soutenu de personnes très dépendantes et un soutien familial important à domicile.
v Le consentement
Nous nous attachons à recueillir le consentement de la personne. Aucune admission n'étant prononcée sans l'assentiment express de l'intéressé. Le contrat est formalisé avec le bénéficiaire ou sa famille s'il n'est pas en mesure de le faire.
Il devient effectif après retour signé du contrat écrit qui précise la durée, le type de prestation et le montant restant à la charge du bénéficiaire.
Le client bénéficie de sept jours de rétractation.
Nous avons mis en place une procédure et une formation sur l’accueil.
La loi n°2015-1776 du 28 décembre 2015 prévoit qu’Il est possible que le bénéficiaire désigne une personne de confiance qui pourra l’accompagner (ou effectuer) dans ses démarches et l’aider dans ses décisions. Quand la personne n’est pas en capacité de s’exprimer, elle est l’interlocuteur de l’association, ce qui pour la réalisation de notre mission est très important.
Nous n’avons pas formalisé notre pratique de désignation de la personne de confiance, bien que nous la pratiquons informellement.
Objectif : Mettre en place une procédure «personne de confiance »
III_ 2 Les interventions, l’accompagnement
v L’accompagnement
Premier contact : Avant chaque intervention d’aide à la personne, chaque aide à domicile est informé de la situation du bénéficiaire.
Pour toutes interventions le bénéficiaire a connaissance du nom de l’intervenant, celui-ci sera identifié grâce à sa carte professionnelle où apparait son identité, sa qualification et son appartenance à notre structure.
L’usager est également informé , grâce au planning, des jours et horaires d’intervention et du nom de l’intervenant.
Chaque intervenant dispose d’une fiche de mission avec les modalités d’intervention.
Constat :
  • Nos points forts :
    • Nous nous adressons à tous les publics, locaux, fragiles, autonomes. Mais également les saisonniers très présents sur le secteur côtier.
    • Nous sommes à l’écoute de nos bénéficiaires, les intervenants sont sensibilisés et formés à l’importance de la remontée d’informations qui permet d’améliorer l’accompagnement et d’éviter une dégradation des situations.
    • Nous veillons par tous les moyens à assurer un service de qualité : personnel qualifié, professionnalisation, amélioration des conditions de travail, enquête de satisfaction, VAD, remontée d’information, accompagnement des salariés (réunions, formation, régulation)…
    • L'usage de la langue basque et espagnol est possible pour les bénéficiaires qui y sont attachés lors des accompagnements.
    • Le choix du salarié intervenant et de son binôme se fait en regard de l'ensemble de la situation de l'intéressé.
  • Il est parfois difficile de répondre à la question du renforcement des niveaux d’autonomie (« aider à faire » plutôt que « faire à la place ») pour tout ce qui touche aux actes de la vie quotidienne au regard de l’augmentation du niveau de dépendance des bénéficiaires dès leur entrée dans l’association. Nous faisons tout notre possible pour, malgré tout, aller dans le sens de l’autonomie et la liberté de choix.
  • De plus, nous constatons que de nombreux bénéficiaires sont en situation d’isolement affectif et social. Le passage des intervenants étant leur seule ouverture à une vie sociale.
v Le projet individualisé
  • Le projet individualisé constitue « le cœur » de notre accompagnement. Il prend en compte le niveau de dépendance, les aptitudes à participer aux différentes activités, les contraintes alimentaires, la configuration du logement du bénéficiaire.
  • Ce projet individualisé fait l'objet de révision dès lors que des évènements viennent ponctuer la vie du bénéficiaire et ce en relation avec d'autres professionnels concernés.
  • Depuis 2015, nous avons approfondi cette démarche de projet individualisé, en mettant en place des réunions d’équipe d’intervenants qui concernent un même bénéficiaire. Le projet individualisé issu des échanges d’observation, d’informations se traduit en objectifs d’accompagnement que l’équipe suivra et évaluera. Ces réunions permettent une harmonisation des pratiques. Il est rédigé en concertation avec le bénéficiaire ou la personne de confiance. Il garantit ainsi, le respect des choix de vie de la personne bénéficiaire.
v La mission des intervenants à domicile
Auprès des personnes autonomes ou fragilisées par l’âge, la maladie, le handicap…l’aide à domicile réalise et/ou aide à la réalisation des activités ordinaires et des actes essentiels de la vie quotidienne : l’aide aux tâches ménagères, l’aide directe à la personne.
Plus généralement, l’aide à domicile contribue au maintien du lien social et permet de lutter contre l’isolement.
L’aide à domicile peut intervenir auprès d’enfants, de personnes âgées ou en situation de handicap, de personnes malades ou en fin de vie.
Son rôle d’écoute et sa fonction relationnelle sont essentiels pour permettre à ces personnes de rester le plus autonome possible, dans leur environnement familial.
L’assistance est graduée suivant l’état de dépendance ou le niveau de handicap de l’usager :
ACCOMPAGNEMENT ET AIDE DANS LES ACTES ESSENTIELS DE LA VIE QUOTIDIENNE (hors actes de soins)
  • Aide au lever-coucher
  • Aide à la toilette
  • Aide à l’élimination
  • Aide à la prise des repas, stimulation de la prise hydrique et alimentaire, surveillance de la prise des médicaments (pilulier ou semainier)
  • Promenade
  • Compagnie, soutien moral, stimulation sociale (discussions, jeux, lectures, conseils...)
  • surveillance des conditions de vie : surveillance de la sécurité de l’environnement, de la prise effective des médicaments (pilulier ou semainier), du bien-être physique ou moral...
  • Accompagnement en fin de vie
ACCOMPAGNEMENT ET AIDE DANS LES ACTIVITES DE LA VIE SOCIALE ET RELATIONNELLE
  • Petits travaux de jardinage
  • aide aux démarches administratives (lecture, explication, classement des courriers simples, envois postaux...),
ENTRETIEN DU LOGEMENT
  • ménage
  • rangement de la maison en respectant les souhaits de la personne
  • réfection du lit
ENTRETIEN DU LINGE
  • lavage
  • repassage
LES REPAS
  • préparation des repas
  • portage de repas à domicile
  • aide à la prise du repas
LES COURSES
  • Réalisation de courses : contrôle des provisions, achat, rangement
Objectifs :
  • Conserver la qualité d’accompagnement quelque soit la situation.
  • Affirmer et valoriser la dimension relationnelle des interventions à domicile.
  • Pour les accompagnements fin de vie : professionnaliser les intervenants
  • Spécialiser des intervenants en soins palliatifs ; avoir des protocoles «soins palliatifs », « retour d’hospitalisation » …
  • Créer un noyau de professionnels compétents pour l’urgence.
  • Pour les situations à problématiques multiples : optimiser l’encadrement, adapter l’accompagnement, apporter soutien et outils techniques (fiches techniques), former des professionnels, élaborer les projets individuels en équipe.
  • Poursuivre les réunions d’élaboration et de suivi des projets individualisés avec les équipes terrain.
Le portage des repas
Afin de favoriser le maintien à domicile et d’améliorer les conditions de vie des personnes en perte d’autonomie, l’association ELGAR BIZI a développé, en 2014, un service de portage de repas à domicile en liaison froide.
Aussi, la livraison du repas est l’occasion de rompre l’isolement de certains bénéficiaires et d’assurer un contact social quotidien.
Il est accessible à tout type de personnes, de la personne en perte d’autonomie a une personne plus jeune fragilisée (après accident, hospitalisation, grossesse …).
Les repas sont préparés par l’entreprise SUHARI de Saint Pée sur Nivelle. La livraison est assurée par un salarié de l’association ELGAR BIZI. Nous assurons la livraison du lundi au vendredi et servons les repas du lundi au dimanche.
Constat
Ce service est très apprécié par ses bénéficiaires. La personne qui les livre privilégie un relationnel chaleureux.
Nous avons atteint un équilibre entre la demande et les capacités en personnel. La qualité est toujours maintenue.
Objectifs :
  • Maintenir le nombre de bénéficiaires du portage de repas à hauteur de 24
v L’entourage
- Les familles ou l’entourage proche sont souvent épuisés, en état de souffrance et en demande d’écoute, de soutien et de conseils.
Le maintien à domicile et l’accompagnement en fin de vie n’est possible qu’avec un fort engagement de l’entourage familial, qui souvent est lui-même épuisé et vulnérable.
Nous sommes à l’écoute de leurs difficultés, nous les recevons mais ressentons un besoin plus fort de répit.
Actuellement, sur le territoire, une cellule d’écoute aux aidants fonctionne dans l’établissement « La Concha ». Nous estimons que nous pouvons apporter une réponse à notre niveau à ces familles que nous connaissons et qui nous font confiance en les orientant vers cet établissement.
Le « baluchonnage », une technique qui vient d’Outre-Atlantique est une solution qui nous semble adaptée.
Ce terme "baluchonnage" a été inventé au Québec par Marie Gendron, qui a lancé en 1999 Baluchon Alzheimer. Durant l’absence de l’aidant principal, le relais est assuré pour la personne aidée en toute sécurité : sa prise en charge se fait au domicile par des équipes de professionnels (aides à domicile, assistantes de soins en gérontologie) qui se relaient. Présence de "baluchonneur" ou "baluchonneuse" au domicile de la personne âgée jour et nuit, 24 heures sur 24, pendant plusieurs jours.
Objectif : Etude de faisabilité sur une action d’Aide aux aidants de type « Baluchonnage ».
III.3 L’évaluation des accompagnements
v Les VAD – Visites à Domiciles
Une Visite à Domicile annuelle (VAD) de la responsable de secteur est organisée soit dès l’accueil, soit dans les deux premiers mois de l’accompagnement. Elle permet de recueillir la satisfaction et d’ajuster la réponse aux choix de vie de la personne.
Une VAD annuelle est également réalisé auprès de tous nos bénéficiaires.
v Les questionnaires de satisfaction
Nous procédons à une enquête de satisfaction par questionnaire 7 jours après le démarrage de l’accompagnement puis, annuellement et en fin d'intervention.
Il nous arrive également de réadapter le plan d’aide afin qu’il soit en corrélation avec le besoin de l’usager qui évolue en fonction de l’état de santé.
IV Le fonctionnement de l’association ELGAR BIZI
IV-1 Services mandataire et prestataire
Pour mieux répondre aux besoins des usagers, nous proposons deux modes d’intervention : mandataire et prestataire.
    • Pour le mode mandataire, c’est le particulier qui est l’employeur de son aide à domicile et ELGAR BIZI assure la gestion administrative liée à l’embauche d’un salarié.
    • Pour le mode prestataire : l’association est l’employeur des aides à domicile, un contrat d’intervention est conclu entre la structure et l’usager.
Les deux modes d’intervention sont présentés aux prospects et futurs clients, de façon claire et compréhensible, lors d’un entretien et dans le livret d’accueil (sous la forme du tableau ci-dessous).
Obligation légale, prise en compte en amont par le Conseil Départemental lors de l’élaboration du PAP : pour les personnes en GIR 1 et 2 , le mode prestataire est, légalement, obligatoire sauf si la personne le refuse expressément, pour les personne en GIR 3 et 4 qui sont des publics fragiles, il est préconisé également le mode prestataire.
Constat
En 2016, le mode prestataire a représenté 57 % de notre activité.
Depuis quelques années, s’opère une diminution forte de l'activité mandataire - 32% entre 2013 et 2016 et une stagnation de l'activité prestataire.
Objectifs : augmenter l’activité prestataire.
  • Développer la communication externe
  • Diversifier les prescripteurs
  • Etudier la faisabilité d’un redéploiement dans le Pays Basque intérieur .
Comparaison des deux modes d’intervention
MODE PRESTATAIRE
 
 
 
Mode prestataire : Les points forts
_ L’association est l’employeur de l’intervenant. Elle est responsable des prestations et de leur suivi.
_ Les démarches administratives sont simplifiées.
_ Les intervenants sont encadrés et bénéficient d’une formation continue.
_ Une continuité de service est assurée en cas d’absence de l’intervenant.
Les points de vigilance prestataire _ Le coût horaire peut être supérieur au mode mandataire
_ Des circonstances imprévues peuvent entrainer un changement d’intervenant ou une modification des horaires d’intervention.
 
MODE MANDATAIRE
 
 
 
Mode mandataire : Les points forts
_ L’association assiste le bénéficiaire dans son rôle d’employeur.
_ L’association sélectionne et présente des candidats en fonction des besoins du bénéficiaire qui choisit l’intervenant.
_ Le coût horaire peut être inférieur au mode prestataire.
_ La souplesse au niveau des jours et horaires d’intervention.
Les points de vigilance mandataire
_ Le bénéficiaire exerce la responsabilité d’employeur et a l’obligation de respecter les dispositions légales liées à ce statut.
_ Le salaire de l’intervenant est maintenu en cas d’absence imprévue ou d’hospitalisation du bénéficiaire.
_ Une prime de précarité de 10% doit être versée à l’intervenant en CDD.
_ Une indemnité de fin de contrat est due par l’employeur.

IV. 2 L’organisation et l’articulation du travail pour réaliser le service
Le choix des intervenants en fonction de la demande
Le choix de l’intervenant est adapté au besoin de la personne, à ses attentes, à sa dépendance. Nous prenons également en compte la qualification du salarié et de ses disponibilités. Nous veillons, également, à une compatibilité entre les intervenants chez une même personne, afin d’avoir une équipe harmonieuse.
Nous prévoyons au départ un intervenant sauf pour des situations où nous intervenons 7j/7j où un roulement s’impose en respect de la législation en vigueur. Nous prévoyons, alors des binômes dès le départ pour faciliter les remplacements et ne pas créer de réaction anxiogène chez les bénéficiaires qui ne connaitraient pas les personnes en cas de remplacement.
Les salariés sont informés des besoins spécifiques du bénéficiaire et de sa situation, nous nous assurons de la bonne compréhension du protocole d’intervention.
Nous nous adaptons à la demande dans tous ses aspects, tout au long du contrat :
    • Evolution de l’état de dépendance qui nécessite un accompagnement différent
    • Passage d’une mission d’aide ménagère à une mission d’aide à domicile quand nous constatons une dégradation de l’état de dépendance de la personne bénéficiaire.
    • Plus de présence sur la semaine quand il n’y a pas d’aidant familial.
    • En cas de décès du conjoint : réévaluation des besoins.
Pour certaines personnes bénéficiants de prises en charge, nous recevons directement des fiches de liaison de financeur nous informant de modification du plan d’aide.
Nous prenons alors contact avec la personne, vérifions la nouvelle organisation horaire, réajustons si besoin et mettons en place le nouveau plan d’aide.
v La continuité de service
Systématiquement, nous garantissons la continuité de service y compris le week-end et les jours fériés. Nous veillons à aucune rupture dans l’accompagnement. Les usagers sont avertis de toutes absences des salariés et ils sont remplacés immédiatement.
Les astreintes téléphoniques nous permettent de veiller à cette continuité de service pour trouver une solution de remplacement sans délai.
V Les moyens
V 1 . Les moyens matériels
Matériel pour les intervenants : blouse, gants, surblouse, masque, solutions hydro-alcoolique, trousse de permiers secours.
Matériel pour le portage de repas : véhicule, blouse, gants, solution hydro-alcoolique
V 2 Le personnel
V- 2.2 Organigramme et effectifs.
Organigramme
Effectif
Le service prestataire a un effectif de 25 ETP correspondant à 54 personnes au 31/12/2016
Le service mandataire a un effectif de 26 ETP correspondant à 51 personnes au 31/12/2015
V- 2.3 Rôles et fonctions
Chaque poste fait l’objet d’une fiche de poste écrite.
L’équipe administrative :
Le personnel administratif est au nombre de 4 CDI
La directrice du service intervention
    • Applique les directives et orientations décidées par le Conseil d’Administration
    • Assure la gestion du personnel d’intervention: recrutement, organisation des entretiens annuels d’évaluation, gestion de fin de contrat (licenciement…)
    • Mise en place de formations et réalisation du plan de formation
    • Organisation de réunions avec le personnel d’intervention et le personnel administratif
    • Représentation de l’Association lors de réunions extérieures
    • Traite des réclamations
    • Participe à l’organisation de l’Assemblée Générale et rédaction du Rapport d’Activité
    • Encadre les stagiaires
    • Organise l’activité et participe à la gestion du personnel administratif: congés, horaires de travail…
La responsable de secteur
    • Evalue des demandes d’intervention pour les personnes à autonomie réduite, âgées, handicapées, en fin de vie
    • Définit un projet de vie avec le demandeur.
    • Formalise l’action qui sera mise en œuvre.
    • Evalue régulièrement l’intervention.
    • Organise et évalue de l’activité des intervenants
    • Assure le soutien technique, la médiation et l’accompagnement des salariés dans l’exercice de leurs fonctions
    • Intervient auprès des centres de formation : réunion, interventions pédagogiques, membres jury.
La directrice financière a la charge de garantir la véracité, la pertinente des états comptables de la structure et d’assurer la gestion de la paie et de la facturation. Elle met en place et gère la démarche qualité.
L’assistante technique de secteur assiste la directrice du service intervention
    • Assure l’accueil physique et téléphonique
    • Evalue des premières demandes d’intervention : se charge des demandes d’aide à domicile (ménage, repassage, courses, préparation des repas)
    • Crée des fichiers informatiques employés - employeurs
    • Constitue et gère des contrats d’intervention auprès des bénéficiaires
    • Constitue et gère des contrats de travail des employés de l’Association et des particuliers
    • Assure le suivi de l’intervention par des visites à domicile et des évaluations téléphoniques régulières
    • Assure un récapitulatif des prises de congés du mois en cours pour la comptable
    • Pointe et contrôle (vérifie les motifs d’absences) des feuilles d’heures en mandataire
    • Participe à l’organisation de formation
Le service administratif a pour missions principales d’évaluer les besoins, de définir le projet de vie avec le demandeur, de formaliser l’action mise en œuvre, d’organiser l’activité des aides à domicile et d’assurer le suivi de l’intervention par des visites à domicile régulières.
L’équipe intervention
Les intervenants à domicile :
L’aide à domicile intervient pour l’aide à la vie quotidienne : ménage, entretien du linge, repassage, préparation des repas, courses…mais également dans le cadre de l’aide à la personne : aide au lever/coucher, aide à la toilette, aide à la prise des repas, compagnie, stimulation, soulagement familial, aide à la prise du traitement médical, assurer son bien-être…
L’aide à domicile permet de maintenir un lien social, d’assurer la sécurité de la personne tout en la stimulant et en respectant son autonomie.
Par aides à domicile, on attend les professionnels intervenants à domicile qui regroupent : l’agent à domicile, l’employé à domicile, l’auxiliaire de vie sociale et l’assistant de vie aux familles.
Ils sont habilités à intervenir auprès de tout public : personnes âgées, en situation de handicap, petite enfance, personne autonome et en fin de vie.
Ils ont un rôle de soutien et d’accompagnement de la personne en difficulté.
Leurs actions rendent le maintien à domicile possible en gardant l’objectif de stimuler l’autonomie et ne pas faire à la place de la personne, respecter ses choix de vie, veiller à une relation bientraitante.
La relation privilégiée aidant/aidé permet de prévenir les situations d’exclusion et rompre l’isolement de l’usager.
V-2.3 La dynamique de travail d’équipe
v La Communication
Le travail à domicile est isolé, nous mettons tout en place pour lutter contre cet isolement. Nous considérons que chaque intervenant fait, au –delà des mots, partie d’une équipe.
Nos salariés apprécient cette identité associative et d’équipe que nous développons.
La communication entre service administratif et intervenants
La coordination des interventions se traitent au quotidien par des échanges d’informations orales et écrites (téléphone, cahier de transmission).
Ponctuellement, les intervenants peuvent demander à rencontrer l’équipe administrative qui veille à avoir un contact régulier avec chaque intervenant.
La directrice tient une permanence d’écoute le vendredi. Elle ouvre la possibilité à chacun de venir traiter des demandes d’évolution professionnelle ou de parler de situations problématiques dans leur quotidien professionnel.
Une réunion professionnelle annuellement est organisée afin d’échanger sur la vie de l’association et aborder des thèmes spécifiques importants à notre domaine : bientraitance, déontologie, discrétion professionnelle.
Les intervenants font remonter au service, par le biais d’une fiche « «remontée d’information » les évènements importants et sont associés aux modifications d’intervention.
Une fiche spécifique relatif aux faits de suspission de maltraitance est mise à disposition du personnel d’intervention.
Une réunion annuelle pour l’assemblée générale convie tous les salariés et bien entendu les membres adhérents de l’association.
La communication entre intervenants
Un cahier de transmission, au domicile du bénéficiaire permet d’assurer la continuité de l’accompagnement et d’assurer le relais entre intervenants et partenaires.
Un groupe de régulation et un travail d’équipe autour du projet individuel sont proposés aux aides à domicile.
v Gestion des risques-
Nous avons réalisé une évaluation des Risques Psychosociaux en 2009.Le plan d’action qui en découlait a été mis en place.
Les fiches de poste exposent les risques inhérents au poste.
Le Document Unique est actualisé chaque année.
V .2.4 La gestion du personnel
v Le recrutement
Le recrutement et la prise de décision sont assurés par la directrice.
Lors de l’entretien, la directrice tient compte à part égale du savoir-faire (expérience professionnelle, compétences techniques) et du savoir-être du candidat (discrétion, réserve professionnelle, respect de la déontologie et établissement d’une relation professionnelle avec l’usager), par une grille d’évaluation.
Les qualités nécessaires que nous recherchons chez un intervenant sont la disponibilité, les compétences techniques, des qualités humaines et relationnelles, le sens de l’organisation et la discrétion.
Constat
Point fort : fidélité de notre personnel.
Point faible : nous avons des difficultés à pourvoir à nos besoins en personnel : peu de candidature.
Objectifs :
- Valoriser notre approche du service à domicile dans notre site. - Valoriser la qualité des conditions de travail.
- Sensibiliser les structures qui s’occupent de l’emploi : présenter notre association, notre approche du travail à domicile par le biais de rencontre avec des conseillers pôle emploi, mission locale, organismes de formation.
- Utiliser les réseaux sociaux pour recruter .
- Sur le site : Inclure «vous voulez travailler à Elgar Bizi » ou «on recrute »
v Le développement des compétences et la formation
La formation
La formation continue est une dimension très importante dans la qualification des intervenants. La politique de l’association est de mettre en place des modules de formation qui visent à accompagner les professionnelles dans leur quotidien et également des formations qualifiantes (VAE ou formation continue) afin de permettre à des salariés d’accéder à un diplôme.
Les thèmes abordés sont : toilette de confort, gestion du stress et relaxation, prendre soin de soi pour prendre soin des autres, prévention et sécurité, maintien de l’autonomie dans la vie quotidienne, bientraitance/bienvieillance, gestes et postures.
Le savoir être, le positionnement professionnel et la bientraitance sont des notions importantes abordées lors de chaque formation et réunions de travail.
Nous informons et favorisons les parcours de VAE.
Les groupes de régulation
Une fois par trimestre, depuis 4 ans une psychologue du travail anime un groupe de régulation. Cela permet aux professionnels d’échanger sur leurs pratiques, de prendre du recul, parler des situations complexes et partager sur la représentation du métier d’aide à domicile.
Les Entretiens Annuels
Une fois par an la Directrice reçoit en entretien individuel chaque salarié pour l’évaluation de l’année. C’est un réel moment de travail et d’échanges, où chacun exprime les points forts et les voies de progrès.
La permanence d’écoute de la Directrice
La directrice reçoit sur demande toute personne salariée souhaitant être écoutée : problématique de terrain, projet professionnel, problématique d’organisation, problème relationnel avec les collègues ou les partenaires…
VI la démarche qualité
Le plan d'amélioration de la qualité issu de l'évaluation interne et externe est un premier guide pertinent qui nous permet d’analyser et d’améliorer nos pratiques.
Ce plan doit essentiellement garantir le respect et la qualité des engagements pris, la lisibilité des spécificités tant pour le public que pour les partenaires, « tracer » le savoir faire, entretenir une démarche qualité permanente.
De plus, nous formalisons des procédures qui peuvent être un apport aux intervenants dans leur pratique au quotidien.
Nous avons la labellisation qualité par l’adhésion à la charte nationale qualité NOVA.
VII l’environnement - les partenariats
L’association bénéficie d’une image (attractivité) positive sur le territoire, illustrée en particulier par un partenariat régulier avec les prescripteurs, dans un contexte de concurrence avérée.
Nous avons conclu des conventions de partenariat avec la CPAM, la CARSAT, différentes mutuelles et caisses de retraite.
Un partenariat de travail en réseau est entretenu avec Santé service, le pôle gérontologique, la MDPH, la MSD, Palliadour et les professionnels de santé du territoire dont cliniques, hôpitaux et établissements de convalescence.
Nous pouvons ainsi, par ce réseau, assurer des relais, coordonner des pratiques qui entrent en complémentarité dans l’accompagnement de la personne. La qualité de nos rapports avec les structures sanitaires et sociales locales nous permet d’assurer des transferts les moins perturbants possibles pour la personne.
Par exemple, les retours au domicile après une hospitalisation sont préparés en concertation avec le service d’assistance sociale de l’établissement.
L'association est adhérente de la fédération ADESSADOMICILE et à la FEPEM (particulier employeur).
Ce secteur d'activité, sur ce territoire géographique, est particulièrement soumis à la concurrence privée marchande ou non marchande et d'une certaine façon à celle des CCAS ou CIAS.
Nous entretenons des relations avec d'autres structures de même nature (ACBI, ASAP), avec les collectivités territoriales ainsi qu'avec quelques services publics et associations locales pour échanger sur nos pratiques.
La directrice participe à un groupe de régulation inter-établisssement proposé par le CCAS de Saint Jean de Luz et animé par l’équipe mobile de gériatrie de l’hôpital de Bayonne.
Objectifs :
- Mettre en place un groupe permanent de travail avec les partenaires: anticipation des évolutions du secteur et étude de marché pour l'ouverture d'activités nouvelles, recherche de mutualisations.
- Promouvoir l'association lors de manifestations locales et/ou nationales (semaine bleue), forum des associations. Trouver une thématique d’atelier pour le Semaine Bleue.
- Développer un partenariat de terrain : ligue contre le cancer, Centre Social Denentzat
VIII La communication externe
Nos moyens de communication sur nos modes d’intervention et nos services sont présents sur notre site.
Une plaquette de présentation pour chaque type de service : aide à domicile, portage de repas, garde d’enfants a été réalisée et mise à disposition des usagers et salariés.
Par notre ancienneté (20 ans) « Le bouche à oreille » est notre meilleur vecteur d'information. Cependant l'évolution de la concurrence et du « marché » nous pousse à dépasser cette situation.
Objectifs :
- Mettre en place une stratégie de communication externe.
- Utiliser systématiquement la même charte graphique pour tous nos documents.

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